Nota Fiscal Eletrônica e irregularidade fiscal

Embora corporações muito conhecidas no Sul do País – como AGCO, Faurecia e Süd Metal – tenham investido na gestão do processamento das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) recebidas, uma parcela considerável das empresas brasileiras, preocupadas apenas com a emissão da NF-e, ainda não deu a devida importância à recepção e conferência do documento eletrônico que constitui braço vital do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).

Como provedores de soluções nesta área, acompanhamos de perto o problema e podemos dizer, seguramente, que ao menos metade das indústrias e redes varejistas brasileiras está sujeita a entrar em situação de irregularidade fiscal por recepcionar mercadorias sem uma NF-e válida legitimando a operação.

Muitas companhias entenderam, erroneamente, que a obrigatoriedade da NF-e se restringisse a emiti-la, ou seja, gerar, validar, assinar e transmitir o arquivo para a Secretaria da Fazenda autorizar a operação. E que, após esses procedimentos, bastaria imprimir o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) e liberar o caminhão. O processo, no entanto, é bem mais complexo, pois também envolve o ato de receber as notas eletrônicas que os fornecedores enviam.

O fato se agrava tendo em vista que o emitente muitas vezes não sabe, ou simplesmente se esquece, da obrigação de enviar para o seu cliente o arquivo eletrônico da nota, com a respectiva autorização de uso, juntamente com o Danfe, cuja função é apenas acompanhar o trânsito das mercadorias, porém sem nenhum efeito legal.

Por tanto, ao receber uma entrega apoiada apenas por este pedaço de papel, sem realizar a verificação pela chave de acesso – número de 44 posições que identifica de forma inequívoca uma NF-e – coloca-se dentro de casa um autêntico passivo tributário que o fisco terá cinco anos para detectar e punir.

Vale lembrar que a falta de checagem de uma NF-e pode sujeitar o destinatário a pesadas multas que variam de 10% a 100% sobre o valor de cada nota fiscal auditada, e outros percentuais variáveis para erros detectados pelos sistemas de Sped Fiscal e Contábil.

Sem falar na possibilidade de se ter um fiscal da Receita Federal À porta solicitando, a qualquer momento, uma vistoria completa nos arquivos digitais correspondentes a todas as NF-e emitidas e recebidas.

Certamente, muitos gestores se perguntarão: como lidar com o enorme volume de entrada e saída de mercadorias, sem tornar a operação muito lenta sob o ponto de vista logístico, frente à necessidade de tantas checagens?

A resposta se encontra na mesma área de Tecnologia da Informação (TI) que guindou a autoridade tributária brasileira à condição de Big Brother Fiscal, como muitos apregoam. A cada dia mais evoluído no Brasil, o setor também coloca à disposição do mercado, soluções capazes de oferecer todo o suporte para o contribuinte bem-intencionado, cumprir à risca suas obrigações. Ferramentas desse tipo automatizam a conferência, descomplicando a entrada e saída de mercadorias e acelerando o fluxo de arquivos XML que validam cada nota fiscal eletrônica recebida, evitando com isso prejuízos financeiros e aumentando a fluidez de procedimentos de logística. Em outras palavras, se houver algo de errado, o software aponta o problema instantaneamente, ao invés de simplesmente deixá-lo sob o tapete, como muitos, infelizmente, ainda preferem fazer no Brasil, ao dar as costas não só para os riscos, mas – principalmente – os avanços tecnológicos que tornam evitá-los muito mais simples e barato do que possa parecer.